Bedrijfsvoering

In 2015 is de visie op personeel vastgesteld en is ook een begin gemaakt met strategische personeelsplanning. Beide zaken zullen in 2016 verder uitgewerkt en doorgezet worden. De visie heeft drie prioriteiten:

• mobiliteit/flexibiliteit;
• persoonlijk ondernemerschap;
• kennisdelen.

Op elk van de drie prioriteiten wordt in 2016 geïnvesteerd. Hiervoor zijn verschillende instrumenten voorhanden: van het leiderschapsprogramma tot workshops en opleidingen en van inspiratiebijeenkomsten tot het nadenken over functies en rollen. Strategische personeelsplanning is een onderdeel van het personeelsbeleid: hoe bereidt de organisatie zich voor op toekomstige ontwikkelingen als het gaat om formatie en bezetting van het personeelsbestand?

Een ander aandachtspunt voor 2016 is het vervolg op instroom van jongeren waar in 2015 een begin mee gemaakt is. De organisatie vergrijst in hoog tempo en de instroom van jongeren is beperkt mogelijk. Om toch instroom van jongeren te bewerkstelligen is een trainee programma begonnen. In 2015 is een start gemaakt met het aanstellen van 10 trainees. Dit traineeschap loopt door in 2016. Daarnaast wordt in het kader van instroom jongeren ook het stagiaire beleid onder de loep genomen.

Tevens hebben grote ontwikkelingen in 2016 een directe relatie met het personeelsbeleid. Het programma Van Wijken Weten met het veranderprogramma Wijksturing, de oprichting van de IGUO, de verzelfstandiging van MSSA, de voorgenomen verzelfstandiging van het Sportbedrijf; het zijn allemaal ontwikkelingen die een grote impact hebben op personeel en organisatie met naar verwachting grote gevolgen voor de mobiliteit.

Kerngegevens

Het personeel van Arnhem kan worden verdeeld over een aantal groepen. Hieronder wordt weergegeven hoe de formatie zich de komende jaren ontwikkelt op grond van de vastgestelde kaders. De formatie van de ambtelijke organisatie voor de komende jaren laat een daling zien met name als gevolg van de ingezette bezuinigingen.

(*1) Bij de mobiliteitskandidaten wordt rekening gehouden met een afloop naar nihil per 31.12.2016, de einddatum van het Sociaal Plan Gemeente Arnhem.

(*2) De formatie van het personeel werkzaam voor St. Kunstbedrijf wordt niet begroot. De loonkosten worden in totaliteit doorbelast aan de stichting.  In 2015 is als gevolg van de financiële situatie van St. Kunstbedrijf besloten tot een andere inrichting van de werknemers.  Uitgangspunt is dat het kunstbedrijf niet zelf meer het lesaanbod verzorgt, maar hiervoor een beroep zal doen op zelfstandige ondernemers (Zzp-ers). Dit betekent dat de docenten in dienst van het Kunstbedrijf en van de gemeente Arnhem naar zelfstandig ondernemerschap (Zzp) worden begeleid.

Het formatieverloop van de ambtelijke organisatie kan als volgt worden verklaard:

De taakstelling van 20 FTE in 2017 en 40 FTE in 2018 uit het Coalitieakkoord is reeds verwerkt in de beginstand van de MJPB 2015-2018.  

De verhouding tussen direct en indirect personeel laat de komende jaren het volgende beeld zien:

In 2015 en verder heeft een uitbreiding van 25 FTE plaats gevonden van de indirecte functies als gevolg van de decentralisaties sociaal domein. De kosten worden opgevangen binnen de begroting van het sociaal domein.

Als gevolg van de verzelfstandiging van het Musis sacrum/schouwburg Arnhem  daalt vanaf 2016 de directe formatie met 27 FTE. Een eventuele reductie op de indirecte functies die hiermee verband houdt, is nog niet bekend.
Een model om te komen tot een juiste reductie of uitbreiding van de overhead bij het afstoten of ontvangen van taken is in ontwikkeling.  

Vanaf 2017 is er een taakreductie in indirecte functies naar aanleiding van de afspraken in het Coalitie akkoord. Vanaf dan daalt het percentage naar 33%

Het verloop in de kosten bij deze omvang van de formatie laat het volgende beeld zien:

De gemiddelde loonsom in de realisatie is hoger dan de begrote loonsom voor 2015 en verder. Dit wordt veroorzaakt door een eenmalige uitkering nav de CAO, gratificaties en afkoopsommen.

Ontwikkelingen CAO 2016 en verder
Medio juli 2015 hebben de partijen overeenstemming gevonden over de nieuwe CAO voor gemeenteambtenaren vanaf 2016. De loonstijging bedraagt 1,4 % per 1 januari 2016 en geldt landelijk voor 165.000 gemeenteambtenaren. Per 1 oktober 2015 én per 1 juli 2016 zal een eenmalige uitkering van 0,74 % verstrekt worden, waarbij de uitkering in 2016 structureel kan worden gemaakt.

Door verandering van de indexeringssystematiek van pensioenen wordt de pensioenbijdrage in 2016 gebaseerd op prijsindexatie in plaats van op de loonontwikkeling. Daardoor wordt het werkgeversdeel van de pensioenpremie lager. Dat deel wordt aangewend voor de loonstijging. Ook het lagere werknemersdeel van de ABP-premie heeft een positief effect op het netto loon van de ambtenaren. In totaal levert dat een stijging van het nettoloon van 1,4 procent op.

Hieronder volgt een overzicht van het geplande en gerealiseerde verloop van de mobiliteitskandidaten naar aanleiding van het Sociaal Plan Gemeente Arnhem.

Het Bureau voor Loopbaanontwikkeling en Mobiliteit (BLoeM) is in 2012 opgericht als projectbureau met als doel uitvoering te geven aan het Sociaal Plan Gemeente Arnhem (SPGA). In totaal zijn vanaf 2012 ruim 300 medewerkers met de status "mobiliteitskandidaat" begeleid. Sinds 1 januari 2015 maakt BLoeM integraal onderdeel uit van de afdeling P&O. Voor uitvoering van het SPGA is een frictiebudget beschikbaar van € 21,5 miljoen.

De planning voor uitvoering van het SPGA is erop gericht eind 2015 nog 35 kandidaten in begeleiding te hebben. Eind 2016 (einde looptijd SPGA) wordt geprobeerd voor alle kandidaten een andere plek gevonden te hebben.

Per 1 juli 2015 bedraagt het aantal kandidaten 70, waarmee in de pas wordt gelopen met de streefcijfers.
Op basis van een Plan van Aanpak voor de resterende looptijd van het SPGA is van 25 kandidaten een uitstroomdatum bekend. De geactualiseerde trajectplannen geven aan dat nog eens 25 kandidaten goed intern plaatsbaar zijn. Deze kandidaten krijgen voorrang bij passende interne vacatures.
Voor een aantal kandidaten zijn de mogelijkheden voor interne plaatsing gering en zij zijn helemaal aangewezen op externe plaatsing.
Eind 2015 wordt ernaar gestreefd om voor zoveel mogelijk kandidaten een einddatum te kunnen benoemen. Daarmee worden dan ook de marges van het resterende financiële risico kleiner.
Ondanks de intensieve begeleiding valt niet uit te sluiten dat aan een beperkt aantal kandidaten per 1 januari 2017 ontslag zal volgen.

Alle kosten die samenhangen met de gevolgen van de formatiereductie uit het dossier Toekomst Gericht Bezuinigen en daaruit volgend het Sociaal Plan Gemeente Arnhem worden aangemerkt als frictiekosten. De loonkosten van de tijdelijke plaatsingen worden pas aangemerkt als frictiekosten na afloop van de tijdelijke plaatsing.

Over de totale periode 2013-2016 worden de loon-frictiekosten geschat op € 21,5 miljoen. Op grond van de situatie per 31 december 2014 en de verwachtingen van de uitstroom per medewerker blijkt dat een inschatting van € 21,5 miljoen tot op heden realistisch is.

De bestemmingsreserve frictiekosten wordt gebruikt om in de komende jaren de kosten te egaliseren. Aan het einde van de periode, na afloop van het Sociaal Plan Gemeente Arnhem (31 december 2016) zal beoordeeld worden in hoeverre de dan nog beschikbare middelen ingezet moeten worden voor eventuele wachtgeldverplichtingen. Het resterende saldo per 31 december 2014 bedraagt € 1,7 miljoen.

Het verloop van de frictiekosten in de looptijd van het Sociaal Plan Gemeente Arnhem (2013-2016) geeft het volgende beeld:

De informatievoorziening heeft zich ontwikkeld tot een volwaardige productiefactor; 2014 en 2015 staan in het teken van het op orde brengen van de basis. Met hulp van extra financiële middelen wordt achterstallig onderhoud ingelopen. Goede inzet van informatievoorziening draagt op verschillende plaatsen in de organisatie bij tot aanzienlijke kwaliteitsimpulsen. De komende jaren wordt hier verder op ingezet.  
Afdelingen worden gestimuleerd om te zoeken naar innovatieve manieren voor de inzet van ICT om hun werk beter, sneller en goedkoper te kunnen verrichten. Zo komen er bijvoorbeeld in de dienstverlening aan burgers en bedrijven meer mogelijkheden voor het afnemen van volledig digitale diensten. Intern worden de informatiesystemen verder gestroomlijnd met het oog op kwaliteitsverbetering én meer doelmatigheid.

Om richting te geven aan de ICT gerelateerde ontwikkelingen binnen de gemeente Arnhem is een informatiestrategie opgesteld. Daarnaast wordt actieve samenwerking met twee2 omliggende gemeenten gezocht en gewerkt aan één gezamenlijke ICT-organisatie (GemICT). Ook wordt voortdurend onderzocht welke taken door de gemeente zelf gedaan moeten worden en welke taken efficiënter door anderen uitgevoerd kunnen worden.

Ontwikkelingen

Ontwikkelingen vanuit de veranderopgaven:

• Flexibilisering in investeringen (van aanschaf naar huur, ofwel van investeren naar exploitatie);
• Regionalisering en samenwerking;
• Verlies van banen door krimpen van de organisatie in samenhang met het uitbesteden van onderdelen van de ICT infrastructuur;
• Wijkgericht werken.

De i-strategie is een vertaling van de ambities - zoals verwoord in de Perspectiefnota, gecombineerd met de ambities op het gebied van bedrijfsvoering -  in projecten op het gebied van informatievoorziening. De belangrijkste thema's (waarvoor additionele investeringen verwacht worden) zijn:

• Basisregistraties en digitale dienstverlening:
• Door de inzet van de basisregistraties kan de gemeente Arnhem haar dienstverlening verbeteren met minder kosten. De administratieve last vermindert door één centrale waarheid te gebruiken in plaats van dubbele registraties. Hierdoor wordt tevens het werken met verkeerde gegevens voorkomen. Er zijn totaal 12 basisregistraties. De gemeente Arnhem heeft ook een wettelijke plicht om gegevens in de basisregistraties te gebruiken in de uitvoering van publiekrechtelijke taken.
• S@men:

- Het werken in een netwerkorganisatie vraagt om slimme inzet van ITICT zodat projectteams makkelijk informatie en kennis kunnen delen. Any time, any place, anywhere, any device. Dit gaat om samenwerking tussen medewerkers onderling, tussen de gemeente en bedrijven/ketenpartners en tussen inwoners en de gemeente.
- Smart Government: beschikbare in- en externe data gaan gebruikt worden om met rijke informatie de bestuurlijke- en ambtelijke beleid- en besluitvorming te ondersteunen;

• Veilige informatievoorziening: doel van informatieveiligheid is te zorgen dat de vertrouwelijkheid, de beschikbaarheid en de juistheid van de informatie worden gewaarborgd.

en ook

• Betrouwbare ICT (basis op orde). Vereenvoudiging van de ICT-voorzieningen, het uitvoeren van achterstallig onderhouden en het structureel inbedden van een goede ICT-beveiliging in de hele organisatie;
• De vorming, uitwerking en realisatie van GemICT. GemICT wordt de nieuwe ICT partner voor de G3 gemeenten (Arnhem, Rheden & Renkum). De primaire doelen voor GemICT zijn verhogen van de kwaliteit en het terugdringen van de kwetsbaarheden door de schaalvergroting die er ontstaat.  GemICT zal een onderdeel worden van de Intergemeentelijke Uitvoeringsorganisatie (IGUO) waar de drie gemeenten beleidsarme uitvoeringstaken in willen onderbrengen;
• Van klassiek naar Cloud. Door continue te kijken naar de mogelijkheden zal er een verschuiving gaan optreden van zelf doen naar meer regie vorming op de ICT voorzieningen. Cloud toepassingen zullen dan ook een nog grotere vlucht gaan krijgen.

Prioritering:

1. Bijdragen aan de bezuinigingen;
2. Bijdragen aan de programma's en veranderopdrachten;
3. Bijdragen aan de (ambtelijke)organisatiedoelen;
4. Uitvoeren van wettelijke taken;
5. Verhogen van de kwaliteit van bedrijfsvoering.

Deze punten samen moeten ertoe leiden dat op het gebied van de ICT voorziening voldoende kwaliteit geleverd wordt om de organisatie maximaal te ondersteunen tegen minimale kosten.

Belangrijke raadsonderwerpen 2016

Regionalisering van de ICT afdeling als onderdeel van de IGUO.

Actuele kaders

Bovenlokaal beleid, in de vorm van de Generieke Digitale Infrastructuur van de overheid (GDI), bepaalt in grote mate de gehanteerde strategie binnen de gemeente Arnhem.
De GDI bestaat uit standaarden, producten en voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden door alle overheden, vele publieke organisaties en in een aantal gevallen door private partijen. De GDI is een onmisbaar deel van de digitale basisvoorzieningen waarmee organisaties hun werk doen.
De GDI bestaat uit herbruikbare digitale basisvoorzieningen en vormt een dynamisch geheel dat de komende jaren gewijzigd kan worden door de ontwikkeling van nieuwe generieke voorzieningen en standaarden of door het stoppen met het beheer van al opgenomen voorzieningen.

Binnen de gemeente Arnhem zijn in het cluster Intern Advies/afdeling Financial Control de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het gebied van auditing en risicomanagement en de subsidieverantwoording gepositioneerd. Deze afzonderlijke functie is binnen het cluster Intern advies geplaatst, waarmee een onafhankelijke positie in de organisatie is gewaarborgd. Dit onderstreept de waarde die het college en het management van de organisatie hechten aan het voeren van audits en risico-analyses.

De basis voor de discipline Auditing en risicomanagement is het Auditstatuut 2013. Auditing en risicomanagement wordt door het college en het management ingezet om beter in ‘control’ te komen. Belangrijke onderzoeksthema’s voor 2016 zijn de volgende.

Risicomanagement en operational auditing

• Programma 'Van wijken weten'
  Arnhem kiest voor een fundamentele wijkbenadering, waarbij zoveel mogelijk op decentraal niveau wordt uitgevoerd. Vanuit de wijk wordt aangegeven wat nodig is om daarmee de lijnen tussen inwoners en gemeente te verkorten. Dit programma sluit aan en is een voortzetting op de decentralisatie van de 3D (Jeugdwet, Wmo en participatie) die in 2016 verder wordt getransformeerd;
• Werken aan processen
  Binnen de gemeentelijke organisatie wordt zoveel mogelijk gewerkt  in processen 'van klant tot klant'. Om goed zicht te krijgen op de voortgang van deze manier van werken en verbeterpunten op het spoor te komen, worden in 2016 een aantal specifieke audits uitgevoerd;
• Verzelfstandigingen / op afstand zetten van taken
• Arnhem streeft verder naar een kleine slagvaardige regie-gemeente.
  Inzicht verschaffen in de risico’s helpt om hiervoor goede keuzes te maken;
• Grondexploitatie
  Alle grote en strategische grondexploitatieprojecten worden regelmatig doorgelicht op risico’s ten aanzien van het programma, de planning en de grondopbrengsten.

Financial auditing

Vijf belangrijkste financial audits op basis van materialiteit:

• Uitvoering wet Buig
• Inkoop en aanbesteding
• Personeelskosten
• Subsidieverstrekking aan derden
• Belastingen

Ontwikkelingen

• Wijkgericht werken - nieuwe aanpak sociale en fysieke beheer in de wijken;
• Verdere invoering en inbedding van de 3D's in de gemeentelijke processen. In 2015 wordt voorrang gegeven aan toereikende interne beheersing en rapportering zodat de interne en externe controles effectief en efficiënt kunnen plaatsvinden;
• Nieuwe samenwerkingsvormen, decentralisaties.

Ambitie

• Werken aan risicobewustzijn van de organisatie.
  Om nog verder te groeien naar een risico-intelligente organisatie waar risico’s bewust worden genomen, is blijvende aandacht voor risicomanagement nodig. De discipline Auditing en Risicomanagement heeft werkvormen ontwikkeld die worden toegepast bij diverse (nieuwe) projecten en programma's binnen de gemeente om dit risicobewustzijn te vergroten. Daarnaast zal de mogelijkheid om het risicobewustzijn verder te ontwikkelen worden uitgebreid door opleidingen op te nemen in het gemeente brede opleidingsaanbod;

Inspelen op nieuwe ontwikkelingen.

• Naast het reguliere werk dat inzicht biedt in de getrouwheid en rechtmatigheid, komt meer accent te liggen op betrokkenheid bij nieuwe ontwikkelingen in de taken van de gemeente, waardoor nieuwe processen efficiënter kunnen worden ingericht. Dat vereenvoudigt de verbijzonderde controle. Ook voor de bestaande processen wordt systematisch gezocht naar verbetermogelijkheden van de verbijzonderde controle.

Actuele kaders

• Auditstatuut 2013;
• BBV;
• Organisatiebesluit;
• Coalitieakkoord 2014-2018.